Đặt vấn đề

Hiện nay với sự gia tăng nhanh chóng số lượng các nguồn kiến thức (bao gồm kiến thức hiện và kiến thức ẩn) đòi hỏi các tổ chức phải có các hệ thống quản trị kiến thức một cách hiệu quả. Trong bối cảnh đó, cổng kiến thức được xem như một hệ thống quản trị kiến thức hữu hiệu của nhiều tổ chức, trong đó có các cơ quan thư viện - thông tin. Cổng kiến thức được xây dựng nhằm cung cấp khả năng truy cập các nguồn kiến thức một cách đơn giản, kịp thời và hỗ trợ người dùng trong việc thu thập, chia sẻ, sử dụng kiến thức hiện có và tạo ra kiến thức mới. Trong những năm gần đây, ngày càng nhiều thư viện đại học (TVĐH) quan tâm phát triển cổng kiến thức nhằm hỗ trợ tích cực cho người dùng trong hoạt động giảng dạy, học tập, nghiên cứu và các hoạt động khác.

1. Khái quát về cổng kiến thức

Khái niệm

Cổng kiến thức là một hệ thống quản trị kiến thức cung cấp điểm truy cập đến các nguồn kiến thức phù hợp nhằm hỗ trợ và thúc đẩy các quá trình quản trị kiến thức trong một tổ chức, bao gồm chuyển giao, lưu trữ, tìm kiếm, tạo lập, tích hợp và ứng dụng kiến thức [5].

Ngoài các chức năng như một cổng thông tin, cổng kiến thức còn có chức năng hỗ trợ quá trình quản trị kiến thức của một tổ chức. Cổng kiến thức đóng vai trò như một công cụ quản trị kiến thức hỗ trợ một tổ chức trong tất cả các lĩnh vực hoạt động. Để thực hiện vai trò đó, cổng kiến thức phải theo đuổi các mục tiêu sau:

- Hỗ trợ người dùng trong các hoạt động kinh doanh, học tập, giảng dạy, nghiên cứu…;

- Cung cấp điểm truy cập đến các nguồn thông tin trên web cũng như các nguồn tại chỗ với các dịch vụ đặc biệt;

- Tích hợp các nguồn kiến thức bên trong và bên ngoài tổ chức (bao gồm kiến thức hiện và kiến thức ẩn) và cho phép tìm kiếm tích hợp;

- Hỗ trợ hoạt động nghiên cứu và triển khai của tổ chức;

- Tiết kiệm thời gian của người dùng thông qua việc cá nhân hoá tìm kiếm, phân loại và điều hướng hiệu quả các bộ sưu tập phức tạp và khác biệt.

Thành phần của cổng kiến thức

Cổng kiến thức có các thành phần cơ bản như sau [2]:

- Ngân hàng kiến thức: Ngân hàng kiến thức (còn gọi là kho lưu trữ) là một thành phần quan trọng đối với quá trình trao đổi kiến thức, thông tin hoặc tài liệu. Ngân hàng kiến thức có thể bao gồm các cơ sở dữ liệu (CSDL) đơn giản hoặc CSDL phức tạp, trong đó lưu trữ, tích hợp nhiều nguồn kiến thức khác nhau để hỗ trợ việc tìm kiếm, sử dụng và chia sẻ kiến thức. Tuỳ vào mục đích và nhóm người dùng mục tiêu của tổ chức, ngân hàng kiến thức có thể chứa nhiều loại hình thông tin/ tài liệu có trong tổ chức hoặc từ nhiều nguồn bên ngoài như: thông tin về tổ chức; thông tin khách hàng; thông tin về đội ngũ nhân viên; bài báo từ tạp chí; báo cáo khoa học; tài liệu kỹ thuật; tài liệu hướng dẫn… Ngoài ra, ngân hàng kiến thức có thể bao gồm CSDL chuyên gia (còn gọi là hệ thống chuyên gia) cung cấp thông tin giúp tìm kiếm nhanh các chuyên gia có thể tư vấn, hỗ trợ người dùng giải quyết các vấn đề thuộc nhiều lĩnh vực khác nhau.

- Các phần mềm và công cụ: Bao gồm các phần mềm và công cụ thực hiện các chức năng khác nhau như: tạo lập và quản trị các CSDL trong ngân hàng kiến thức: CSDL nguồn tài nguyên thông tin, CSDL chuyên gia…; hỗ trợ thực hiện các bước trong quy trình quản trị kiến thức như thu thập, đánh chỉ số, tổ chức, tích hợp, kết nối và chia sẻ kiến thức trong cộng đồng người dùng; hỗ trợ quá trình hợp tác làm việc của người dùng trong môi trường ảo; nhận dạng và tự động phân phối thông tin/ kiến thức cho người dùng một cách hiệu quả dựa trên hồ sơ kiến thức được lưu trong hệ thống…

- Các diễn đàn trao đổi: Diễn đàn là nơi các thành viên của các cộng đồng trực tiếp tham gia chia sẻ và trao đổi các ý tưởng, nhờ đó có thể tạo ra kiến thức mới. Các diễn đàn này được hỗ trợ bởi các ngân hàng kiến thức có các công cụ tìm kiếm mạnh.

- Email: Email là dịch vụ thông tin được cổng kiến thức cung cấp cho các cộng đồng người dùng để chia sẻ thông báo, ý tưởng, kiến thức và cập nhật thông tin. Email cũng được sử dụng để liên lạc, trao đổi với các chuyên gia có liên quan.

- Thông báo và nhắn tin nhanh: Bao gồm nhiều công cụ và kỹ thuật nhắn tin khác nhau cho phép người dùng liên lạc, giao lưu với các đồng nghiệp tại cùng nơi làm việc hoặc ở nơi khác.

- Giao diện người dùng: Cổng kiến thức cung cấp giao diện người dùng thân thiện, dễ sử dụng. Giao diện người dùng có thể được tuỳ biến hoặc chỉnh sửa theo yêu cầu của người dùng. Qua giao diện này, người dùng có thể truy cập tất cả các nội dung hoặc chọn lọc nội dung dựa trên một số tiêu chí.

Chức năng của cổng kiến thức

Các chức năng cơ bản của một cổng kiến thức bao gồm:

1. Thu thập: Bao gồm các chức năng hỗ trợ tạo lập và thu thập kiến thức mới từ bên trong và bên ngoài một tổ chức; chia sẻ và chuyển đổi kiến thức ẩn và kiến thức hiện.

2. Lưu trữ: Thực hiện chức năng tổ chức và lưu trữ thông tin/ kiến thức để có thể tìm kiếm, truy cập và cập nhật thông tin/ kiến thức một cách thuận tiện.

3. Tìm kiếm: Cung cấp các công cụ tìm kiếm và truy cập kiến thức với nhiều kỹ thuật tìm kiếm khác nhau để hỗ trợ người dùng tương tác với cổng kiến thức một cách dễ dàng và hiệu quả.

4. Phân phối: Cung cấp các phương tiện phân phối thông tin cho người dùng và hỗ trợ khả năng tự động gửi thông báo về những nội dung mới.

5. Xuất bản thông tin: Hỗ trợ khả năng xuất bản thông tin theo các quy chuẩn.

6. Cá nhân hoá: Cung cấp các chức năng hỗ trợ người dùng thay đổi môi trường làm việc cá nhân tuỳ theo sở thích của mình như tuỳ biến giao diện, điều chỉnh các module, hình ảnh, nhận thông tin phù hợp theo yêu cầu… [1, 6].

Lợi ích của cổng kiến thức

Với cấu trúc và các chức năng nêu trên, cổng kiến thức có những lợi ích như sau [5]:

- Có thể phổ biến các loại hình thông tin, thông báo và dữ liệu khác nhau;

- Có thể sử dụng các nguồn sẵn có để nâng cao khả năng cạnh tranh và năng suất lao động của nhân viên;

- Cải thiện việc quản trị kiến thức và phát triển môi trường làm việc hợp tác cho cộng đồng người dùng;

- Cho phép chia sẻ tài liệu nội bộ, các chính sách và thủ tục, kinh nghiệm và ý tưởng của cá nhân cũng như các tài liệu từ bên ngoài;

- Cải thiện quá trình học và phát triển môi trường học tập trong các tổ chức;

- Cải thiện tính bảo mật của nội dung;

- Cho phép tích hợp nhiều ứng dụng khác nhau vào một CSDL để dễ dàng tìm kiếm thông tin khi cần thiết;

- Hỗ trợ quản trị nội dung, bao gồm thu thập, lưu trữ và quản lý nội dung;

- Thiết lập một cấu trúc duyệt và tìm kiếm nội dung hỗ trợ cho việc truy cập thông tin dễ dàng;

- Cải thiện việc ra quyết định nhờ có thông tin chính xác;

- Giảm chi phí lao động, tài liệu dạng giấy trong các tổ chức;

- Hỗ trợ phát triển sự hoà hợp và các mối quan hệ, giúp tiết kiệm thời gian và công sức cho người dùng.

- Hỗ trợ thực hiện các công tác thường ngày.

2. Xây dựng cổng kiến thức trong thư viện đại học

Với những lợi ích nêu trên, ngày càng nhiều thư viện đại học xây dựng cổng kiến thức với các ứng dụng trên nền web, ví dụ như thư viện của các trường đại học Yale (Hoa Kỳ), Delhi (Ấn Độ), Seoul (Hàn Quốc), Bristol (Anh), Zurich (Thuỵ Sỹ), Arilanga (Indonesia)… Cổng kiến thức TVĐH đóng vai trò quan trọng trong quản trị kiến thức, giúp trường đại học phát triển quá trình giảng dạy, học tập và nghiên cứu nhằm chuyển giao kiến thức cho sinh viên một cách hiệu quả.

Yêu cầu đối với cổng kiến thức của TVĐH

Để hỗ trợ quản trị kiến thức trong trường đại học, cổng kiến thức của TVĐH phải đáp ứng những yêu cầu sau:

Về chức năng

Cổng kiến thức TVĐH là sự kết hợp giữa cổng thông tin chuyên ngành (cổng thông tin theo chiều dọc - vortal) và cổng thông tin tác nghiệp. Nghĩa là cổng kiến thức TVĐH không chỉ tập trung vào chức năng thu thập, tìm kiếm và cung cấp thông tin liên quan đến một ngành/ lĩnh vực nhất định mà còn thực hiện chức năng cung cấp nhiều loại dịch vụ khác nhau nhằm hỗ trợ tích cực cho người dùng của trường đại học trong các hoạt động giảng dạy, học tập, nghiên cứu… Cổng kiến thức của TVĐH phải thực hiện những chức năng cơ bản sau [6]:

- Thực hiện các quá trình quản trị kiến thức trong trường đại học;

- Hỗ trợ thu thập, nắm bắt và lưu trữ kiến thức (kỹ thuật và quản lý) nảy sinh trong các bộ phận của trường đại học;

- Cung cấp thông tin hỗ trợ trường đại học trong việc lập kế hoạch chiến lược, kế hoạch hành động và xây dựng chính sách;

- Tìm kiếm chuyên gia trong các lĩnh vực khác nhau để có thể tư vấn cho người dùng khi cần;

- Tổ chức các nguồn học liệu điện tử (bao gồm các bài học lý thuyết và thực hành) để có thể dễ dàng tìm được khi cần;

- Hoạt động như một kho lưu trữ số và một thư viện số, nơi có thể cung cấp các sản phẩm và dịch vụ thông tin hữu ích cho người dùng như: bản tin, thông báo, dịch vụ RSS…;

- Cung cấp các công cụ tìm tin mạnh với giao diện thân thiện cho phép người dùng tìm kiếm, truy cập thông tin/ kiến thức nhanh và dễ dàng theo nhiều tiêu chí khác nhau;

- Cung cấp các tiện ích và dịch vụ hỗ trợ hoạt động giảng dạy, học tập và nghiên cứu của người dùng như: thông tin cá nhân, lịch công tác, dịch vụ tự động hiển thị, đa kết nối…

- Cung cấp môi trường ảo với các công cụ và dịch vụ cần thiết để hỗ trợ người dùng tương tác đa chiều, trao đổi, chia sẻ kiến thức và hợp tác làm việc một cách hiệu quả.

Về nội dung

Cổng kiến thức bao gồm mục lục trực tuyến, các CSDL do TVĐH xây dựng hoặc đặt mua, các tạp chí điện tử, các cổng kết nối theo chủ đề, các kết nối giữa thư viện và người dùng. Cổng kiến thức phải cung cấp khả năng truy cập các nguồn kiến thức hiện như: sách, tạp chí, báo cáo kết quả nghiên cứu khoa học, luận văn, luận án, tài liệu kỹ thuật, chương trình giảng dạy, đề cương môn học… và nguồn kiến thức ẩn như kỷ yếu hội thảo, các khoá tập huấn, trang web của các hội nghề nghiệp, diễn đàn điện tử, trang web cá nhân của các giảng viên… Bên cạnh đó, cổng kiến thức có thể cung cấp các nội dung khác như: điểm sách, hình ảnh bìa sách, mục lục tạp chí, tiểu sử tác giả, bản tin, diễn đàn thảo luận, số liệu thống kê, các dịch vụ thông tin, tư vấn và huấn luyện người dùng về một lĩnh vực cụ thể. Nội dung cổng kiến thức phải được cập nhật thường xuyên với kiến thức mới và phù hợp với người dùng.

Quy trình xây dựng

Quy trình xây dựng một cổng kiến thức của TVĐH bao gồm các bước sau:

- Xác định các mục tiêu và yêu cầu đối với cổng kiến thức: Cần xác định các nhóm người dùng mục tiêu và khảo sát các yêu cầu của họ đối với cổng kiến thức. Kết quả khảo sát người dùng mục tiêu và ý kiến của các chuyên gia thông tin sẽ là cơ sở để thư viện xác định mục tiêu cũng như yêu cầu đối với cổng kiến thức.

- Xác định cấu trúc tổng quát: Dựa trên ý kiến của các chuyên gia thông tin và các nhóm người dùng mục tiêu để xác định phạm vi bao quát bao gồm các lĩnh vực kiến thức hoặc chủ đề, các loại hình thông tin/ kiến thức được đưa vào hệ thống. Đồng thời, thư viện phải xác định các tính năng khác nhau của cổng kiến thức cũng như những sản phẩm/ dịch vụ có thể cung cấp cho người dùng. Tiếp theo, cần xác định các thành phần và cấu trúc của cổng kiến thức để thực hiện các chức năng của hệ thống. Cấu trúc của cổng kiến thức phải có tính mở, đảm bảo khả năng phát triển hệ thống một cách linh hoạt tuỳ theo yêu cầu thực tế.

- Xác định giải pháp công nghệ xây dựng cổng kiến thức: Các TVĐH phải dựa trên nguồn lực và điều kiện thực tế, cũng như định hướng phát triển để lựa chọn giải pháp công nghệ phù hợp nhất. Các công nghệ, phần mềm được lựa chọn phải bảo đảm cho hệ thống thực hiện tốt các chức năng hiện tại và có khả năng phát triển trong tương lai.

- Xác định các nguồn và quy trình thu thập thông tin/ kiến thức: Cần xác định các nguồn kiến thức và xây dựng các quy trình, thủ tục thu thập và cập nhật thông tin/ kiến thức. Các nguồn kiến thức phải bao gồm nguồn kiến thức ẩn và nguồn kiến thức hiện ở trong và ngoài trường đại học.

- Thu thập thông tin/ kiến thức từ các nguồn đã xác định: Việc thu thập, chọn lọc thông tin/ kiến thức phải được thực hiện bởi một nhóm chuyên trách bao gồm các nhân viên thư viện và các cộng tác viên là chuyên gia trong các lĩnh vực cụ thể.

- Xử lý thông tin: Thông tin thu thập từ các nguồn khác nhau phải được xử lý thống nhất theo các chuẩn về hình thức cũng như nội dung trước khi được lưu trữ trong các CSDL.

- Tạo lập các CSDL: CSDL nguồn tài nguyên thông tin phải được thiết kế với nhiều kỹ thuật tìm tin khác nhau, cùng với hệ thống các công cụ bổ trợ như: bảng tra, từ điển từ chuẩn, danh mục các thuật ngữ chuyên ngành… để hỗ trợ cho người dùng tìm kiếm thông tin một cách dễ dàng. Đồng thời, các cách thức, biểu mẫu cung cấp, cập nhật và chỉnh sửa thông tin trong CSDL cũng được thiết lập. Bên cạnh đó, các thư viện có thể tạo lập CSDL chứa thông tin về chuyên gia trong các lĩnh vực cụ thể, tương ứng với các lĩnh vực đào tạo và nghiên cứu của trường đại học. Ngoài ra, các thư viện cần xây dựng CSDL để lưu trữ và cập nhật “hồ sơ kiến thức” của người dùng, bao gồm thông tin về người dùng như: các yêu cầu thông tin/ kiến thức cụ thể, các lĩnh vực quan tâm, tần suất phân phối thông tin… Dựa trên CSDL này, cổng kiến thức có thể tự động phân phối thông tin/ kiến thức cho người dùng một cách hiệu quả.

- Thiết kế giao diện người dùng: Giao diện người dùng phải đảm bảo các tiêu chí thân thiện, dễ sử dụng và phải cung cấp điểm truy cập trực tiếp và thống nhất đến các tính năng cũng như nội dung thích hợp với người dùng.

Trở ngại đối với TVĐH khi xây dựng cổng kiến thức

Các TVĐH có thể gặp nhiều khó khăn, thách thức trong quá trình xây dựng và phát triển cổng kiến thức, đặc biệt là khó khăn về nguồn nhân lực. Để phát triển cổng kiến thức, TVĐH phải có đội ngũ chuyên gia có khả năng xây dựng và vận hành cổng kiến thức một cách hiệu quả. Các chuyên gia này phải có khả năng hoạt động như các chuyên gia quản trị kiến thức, nghĩa là phải đáp ứng được các yêu cầu sau [3,4]:

- Có kiến thức và kỹ năng về kỹ thuật lập trình, thiết kế, quản trị CSDL và hệ thống thông tin;

- Có kiến thức và kỹ năng về thu thập, xử lý thông tin, quản trị nội dung, xây dựng các công cụ tìm tin và các dịch vụ dựa trên cổng kiến thức;

- Có kỹ năng tư vấn và hướng dẫn người dùng sử dụng các nguồn kiến thức cũng như các dịch vụ của cổng kiến thức một cách hiệu quả;

- Có kỹ năng và kinh nghiệm giao tiếp để nắm bắt nhu cầu, kỳ vọng của người dùng và khuyến khích người dùng chia sẻ kiến thức;

- Có kỹ năng làm việc nhóm, khả năng kết nối với mọi người và không ngừng mở rộng mạng lưới cộng tác viên là các chuyên gia nhiều lĩnh vực khác nhau;

- Có kỹ năng quản lý, bao gồm quản lý nhân sự, quản lý quy trình hoạt động;

- Có khả năng thích nghi với điều kiện làm việc luôn thay đổi và nhanh chóng nắm bắt công nghệ mới;

Trên thực tế, các TVĐH gặp nhiều khó khăn trong việc tuyển dụng các nhân viên có thể đáp ứng ngay các yêu cầu nêu trên. Vì vậy, để xây dựng và phát triển cổng kiến thức, các TVĐH phải có chiến lược phát triển nguồn nhân lực linh hoạt, phù hợp với điều kiện của thư viện. Chẳng hạn, TVĐH có thể tuyển dụng các cử nhân chuyên ngành quản trị thông tin hoặc chuyên ngành thư viện - thông tin đáp ứng được những yêu cầu quan trọng nhất, sau đó tạo điều kiện cho các nhân viên này trang bị những kiến thức, kỹ năng còn thiếu bằng các phương thức khác nhau như: cử nhân viên theo học các khoá huấn luyện chuyên sâu về quản trị kiến thức và công nghệ thông tin; tổ chức cho nhân viên tham gia các dự án quản trị thông tin của trường hoặc các khoa trong trường; tổ chức các khoá tập huấn sử dụng các phần mềm hoặc công cụ mới trong công nghệ thông tin cho các khoa trong trường để nhân viên chuyên trách cổng kiến thức có cơ hội phát triển kỹ năng huấn luyện người dùng...

Kết luận

Cổng kiến thức là công cụ quản trị kiến thức cho phép các TVĐH hỗ trợ người dùng sử dụng tốt hơn các nguồn kiến thức có sẵn và tạo ra kiến thức mới, từ đó nâng cao hiệu quả hoạt động của thư viện. Để ứng dụng cổng kiến thức thành công, các TVĐH phải thực hiện quy trình xây dựng hợp lý, đồng thời phải có chiến lược phát triển nguồn nhân lực linh hoạt, phù hợp với điều kiện thực tế của thư viện.

TÀI LIỆU THAM KHẢO

1. Chun Che Fung.Acquyring Knowledge and Information on Alternative Energy from the World Wide Web. Http://researchrepository.murdoch.edu.au. Truy cập ngày 15/8/2015.

2. Crowston K.Knowledge portals: components, functionalities and deployment challenges. Http://site- seers.ist.psu.edu/viewdoc. Truy cập ngày 12/5/2015.

3. Fraser-Arnott M.Moving from Librarian to Knowledge Manager // Partnership: the Canadian Journal of Library and information Practice and Research. - 2014. - Vol. 9. - No. 2. - P. 1-8.

4. Goswami T.D.Knowledge portal challenges before library and information professionals. Http:// ir.inflibnet.ac.in. Truy cập ngày 12/5/2015.

5. Shrivastava D.K.Knowledge portal as a new and innovative approach for the public libraries in a way of self service application: a study of offshoot technology // Global journal for research analysis. -2014. - Vol. 3, Iss.6. - P. 106-110.

6. Walia P.K.Knowledge Management through Knowledge portals in Libraries : Challenges and issues.  Http://ir.inflibnet.ac.in. Truy cập ngày 12/5/2105.

___________________

TS. Ngô Thanh Thảo

Khoa Thư viện - Thông tin học, trường Đại học KHXH&NV Tp. HCM

Nguồn: Tạp chí Thư viện Việt Nam. - 2016. - Số 1. - Tr. 27-31,11.