Những biến chuyển hiện đang diễn ra trong các thư viện, cơ quan lưu trữ và viện bảo tàng nhiều đến mức khó có thể được biết hết. Mọi khía cạnh của dịch vụ thư viện và mọi chức năng trong thư viện đều đang thay đổi. Những thay đổi này có thể được tổng quát hóa trong một vài nhóm.

Nhóm khái quát thứ nhất là nhân sự và đào tạo cán bộ. Nhóm này bao gồm việc tuyển dụng và duy trì đội ngũ cán bộ nhân viên thư viện, đào tạo về thư viện, mở rộng và tiếp tục đào tạo cán bộ nhân viên thư viện, đào tạo người dùng thư viện gồm các sinh viên, giảng viên và công chúng.

Nhóm thứ hai là tiếp thị và quảng bá cho thư viện, gồm cả các dịch vụ thư viện, là hoạt động mang tính bước ngoặt trong nền kinh tế và thế giới hôm nay. Nhóm này bao gồm các vấn đề như giá trị của thư viện, sự thừa nhận giá trị này của các bên liên quan từ các viên chức chính phủ cao nhất đến người dùng thư viện trẻ tuổi nhất. Nó gồm cả việc làm cho bộ phận có thẩm quyền cấp kinh phí trong các trường đại học, viện nghiên cứu, trong các thành phố, thị trấn hiểu được vai trò của thư viện nhằm nhận được sự hỗ trợ và các nguồn lực của họ.

Toàn bộ lĩnh vực xuất bản là một bộ phận khác với những thay đổi lớn trong các thư viện. Ngày càng có nhiều tài liệu điện tử được xuất bản.Chúng ta truy cập các tạp chí một cách trực tuyến và trong các CSDL tổng hợp.Chúng ta có thể tìm sách, như sách dạng điện tử, một cách trực tuyến.Toàn bộ lĩnh vực xuất bản khoa học đang thay đổi bởi các trường đại học có thể tiến hành việc nghiên cứu và công bố kết quả của giảng viên và sinh viên thông qua các kho tài liệu và hệ thống lưu trữ truy cập mở của trường.

Công nghệ đang tác động mạnh mẽ đến cách thức mà các thư viện vận hành và phục vụ người dùng. Hệ thống quản lý thư viện tích hợp (ILMS) đã giúp chúng ta tổ chức truy cập và lưu chuyển tài liệu. Hiện nay, nó đã mở rộng hơn nhiều so với một hệ thống ILMS và vận hành như một cổng truy cập cho phép chúng ta cung cấp tất cả các loại dịch vụ cho người dùng. Chúng ta sử dụng nó để cung cấp tài liệu tham khảo đến người dùng trực tuyến thông qua chat, hệ thống văn bản và nhắn tin nhanh. Người dùng có thể thêm các từ khóa riêng vào biểu ghi thư mục và chia sẻ thông tin này với những người dùng khác.

Các tiêu chuẩn và tầm quan trọng của chúng đang ngày càng gia tăng khi các thư viện trên toàn khu vực Đông Nam Á làm việc và hợp tác với nhau. Có các loại tiêu chuẩn mà chúng ta phải biết: quốc tế, quốc gia, chuyên ngành, dịch vụ, các tiêu chuẩn cho phần cứng và phần mềm. Ngoài các tiêu chuẩn ra, các hướng dẫn và phong cách làm việc tốt cũng có thể giúp chúng ta làm việc cùng nhau và chia sẻ thông tin, dịch vụ và tài liệu nhằm phục vụ người dùng tốt hơn.

Một mảng hoạt động khác cũng đang được các thư viện chú ý nhiều hơn đó là toàn bộ lĩnh vực bảo tồn di sản văn hoá và tài liệu lưu trữ. Ngày nay, các thư viện không chỉ nhận thấy tầm quan trọng của việc bảo tồn tài liệu thư viện truyền thống mà còn hợp tác với cơ quan lưu trữ và viện bảo tàng để bảo quản các tài liệu vốn dĩ là một phần của di sản văn hoá. Điều này đã tạo ra mối quan hệ gần gũi hơn của thư viện với cơ quan lưu trữ và viện bảo tàng.

Một vài lĩnh vực khác nữa cũng đòi hỏi các thư viện phải quan tâm đến, nhất là các thư viện đại học, đó là kiến thức thông tin, kết quả học tập của sinh viên, sự đánh giá và chất lượng của dịch vụ thư viện. Mặc dù việc đánh giá các dịch vụ thư viện chủ yếu được trao đổi trong các thư viện đại học nhưng nó cũng là một lĩnh vực rất quan trọng trong các loại hình thư viện khác, nhất là thư viện công cộng.

II. Định hướng phát triển của các thư viện trên Đông Nam Á trong bối cảnh toàn cầu hóa

1. Nhân sự và đào tạo cán bộ thư viện 

Nhiều nước trong khu vực Đông Nam Á hiện đang phải đối mặt với sự thiếu hụt cán bộ thư viện đã qua đào tạo. Sự thiếu hụt này làm nảy sinh vấn đề, chúng ta làm thế nào để tuyển dụng được những người thông minh, nhiệt tình với nghề thư viện vào làm việc và phục vụ người dùng trong các thư viện, cơ quan lưu trữ và viện bảo tàng. Ở nhiều nước, đào tạo thư viện bắt đầu ở trình độ cử nhân. Chúng ta làm thế nào thu hút được các bạn trẻ vừa rời trường trung học bước vào một nghề mà có vẻ tất cả công việc đều gắn với những cuốn sách cũ, bẩn, bám bụi và thu nhập không cao? Nhiều bạn trẻ bước vào trường đại học mà không hiểu công việc của cán bộ thư viện và nghề thư viện. Công việc thư viện không hấp dẫn và nhiều tiền như các nghề kinh doanh, luật hay y. Chúng ta phải tìm ra cách tốt nhất để tiếp thị nghề thư viện cho các bạn trẻ này. Hoặc có thể, chúng ta cần nghĩ đến một mô hình đào tạo khác.

Mô hình đào tạo nghề thư viện mà bằng cấp chuyên môn tối thiểu là trình độ thạc sỹ sẽ tạo ra khả năng hấp dẫn cho việc tuyển dụng cán bộ vào nghề thư viện. Trước hết, những người có thể được tuyển dụng đã có cơ hội học nhiều môn học khác ở trình độ đại học và khai thác được lượng kiến thức chuyên môn hữu ích cho họ khi giúp người dùng tìm kiếm thông tin. Cái đó cũng tạo cho họ cơ hội hiểu biết hơn, nhận ra và thậm chí hiểu được công việc của cán bộ thư viện là gì. Trong một vài khảo sát ở các nước cho thấy, nhiều người muốn trở thành cán bộ thư viện và học lấy bằng về thư viện và thông tin học chỉ sau khi họ đã làm việc ở thư viện và phát hiện ra rằng, họ thích công việc này. Bởi vậy, có thể chúng ta cần thay đổi mô hình tuyển dụng và tuyển vào nghề thư viện những người đã từng làm trong các thư viện. Mô hình này buộc chúng ta đòi hỏi các ứng viên vào học các chương trình đào tạo về thư viện phải có một số kinh nghiệm về công tác thư viện. Đào tạo trực tuyến và từ xa cũng đang làm thay đổi mô hình đào tạo về thư viện.

Duy trì đội ngũ cán bộ thư viện cũng đang là vấn đề của hôm nay khi mà lớp trẻ có nhiều sự lựa chọn về nghề nghiệp và cơ hội. Hiện nay, người ta đang nghiên cứu các đặc điểm của thế hệ mạng hay người của thiên niên kỷ, những người sinh ra giữa các năm 1979 và 1994 và được nuôi dạy trong môi trường công nghệ. Chúng ta phải tìm hiểu thế hệ này để đưa ra cách phục vụ họ trong thư viện, đồng thời chúng ta cũng đang nghiên cứu để tìm cách tuyển họ vào nghề cũng như giữ chân họ. Những bạn trẻ này sẽ không ngồi đợi để có các cơ hội thử nghiệm cái mới, đưa ra dịch vụ mới. Nếu chúng ta không tạo cho họ cơ hội học hỏi, mở mang và gánh vác trách nhiệm họ sẽ bỏ nghề thư viện để đến với công việc mà họ cảm thấy có thể đảm trách và kiểm tra.

Thư viện và người quản lý thư viện phải học cách làm việc với cán bộ thư viện trẻ và khuyến khích họ dùng ý tưởng và nhiệt huyết của mình làm vững mạnh nghề thư viện. Chúng ta không thể tiếp tục bao biện cho những gì đang làm bằng cách nói rằng, từ trước đến nay chúng ta vẫn luôn làm theo cách đó. Thế giới của chúng ta, nghề nghiệp và công việc trong thư viện của chúng ta đang thay đổi một cách triệt để và chúng ta phải thay đổi cùng với nó.

Thái độ phục vụ khách hàng tích cực hiện là cái cốt lõi để làm một cán bộ thư viện tốt, để giúp người dùng xác định thông tin mà họ cần cho cuộc sống trong thế giới hôm nay. Thái độ tích cực này cho phép chúng ta giúp người dùng học được cách tìm tin và cách đánh giá thông tin đã tìm được để tin chắc thông tin này là chính xác và cập nhật. Nó cũng cho phép chúng ta giúp các giảng viên và sinh viên sử dụng thông tin để tiến hành nghiên cứu và tạo ra tri thức mới. Nếu cán bộ thư viện không có tư duy phục vụ khách hàng thì người dùng sẽ không đến với chúng ta, và chẳng bao lâu, thư viện và cán bộ thư viện sẽ không còn thích hợp cho người dùng nữa. Kết quả sẽ là sự cáo chung của các thư viện và nghề thư viện như chúng ta biết về nó hôm nay. Chúng ta phải thay đổi về cách thức, thời điểm và địa điểm phục vụ người dùng, bởi lẽ nếu không, người dùng sẽ không coi thư viện là thích hợp cho các nhu cầu của họ nữa.

Trong xã hội thông tin, thông tin tri thức đã và đang trở thành nguồn lực và lợi thế cạnh tranh của các quốc gia trên thế giới. Để phát huy được các lợi thế về thông tin, đồng thời giúp thu hẹp khoảng cách giữa người giàu thông tin và người nghèo thông tin, nhiều quốc gia trên thế giới rất quan tâm đến phát triển đào tạo cán bộ thông tin thư viện. Gần đây một số học giả chỉ ra rằng lĩnh vực của chúng ta là trung tâm của xã hội thông tin và đóng vai trò quan trọng trong thời đại số hóa. Nhận thức được điều này, các trường đào tạo cán bộ thông tin thư viện trên thế giới luôn quan tâm đến đổi mới nội dung chương trình đào tạo, phương pháp giảng dạy và học tập, đa dạng hóa các chuyên ngành đào tạo, nâng cao trình độ cán bộ giảng dạy và nghiên cứu khoa học nhằm đáp ứng được các yêu cầu của thị trường lao động, thích ứng với sự thay đổi nhanh chóng của xã hội thông tin.

Một trong các thay đổi quan trọng là sự đổi mới nội dung đào tạo. Trước năm 1990, hầu hết các cơ sở đào tạo nghề thông tin thư viện trên thế giới chỉ chú trọng đào tạo cán bộ thư viện truyền thống. Chương trình đào tạo thường tập trung vào việc phát triển các bộ sưu tập tài liệu truyền thống vì vậy nội dung chương trình chủ yếu đề cập đến các vấn đề như lựa chọn, bổ sung, biên mục, tra cứu và lưu thông tài liệu. Ngày nay, các chương trình đào tạo nghề thông tin thư viện đã mở rộng phạm vi nội dung chương trình từ các bộ sưu tập truyền thống tới thế giới internet ảo, tập trung chủ yếu vào việc cung cấp thông tin dưới nhiều hình thức trong những bối cảnh khác nhau. Trong một nghiên cứu về chương trình đào tạo cán bộ thông tin thư viện tại Mỹ, Callison và Tilley cho biết trong khoảng thời gian từ 1990 đến 1998 có 695 tên môn học mới được bổ sung vào chương trình đào tạo cán bộ thông tin thư viện. Tên các môn học khá đa dạng giữa các cơ sở đào tạo khác nhau. Tuy nhiên, chỉ ra rằng các môn học truyền thống như tổ chức thông tin (mô tả, phân loại, định chủ đề, tóm tắt, định từ khóa), dịch vụ thông tin, tra cứu tin là những môn học bắt buộc ở hầu hết các cơ sở đào tạo tại Mỹ, sau đó là các môn về quản lý thư viện, công nghệ thông tin, phát triển bộ sưu tập, nhu cầu tin và người dùng tin. Các môn học liên quan đến công nghệ thông tin và truyền thông như quản lý tài liệu điện tử, lập trình máy tính, thiết kế cơ sở dữ liệu, phân tích hệ thống, thư viện số, xuất bản điện tử được thiết kế trong nhóm các môn học tự chọn.

Bên cạnh việc đổi mới nội dung đào tạo, các trường thư viện cũng đổi tên và đa dạng hóa các ngành đào tạo, từ khoa học thư viện sang khoa học thông tin thư viện, thông tin học, quản trị thông tin, thông tin và các phương tiện truyền thông, quản trị tri thức, quản trị thông tin và tri thức. Ngày nay các trường đào tạo cán bộ thông tin thư viện không chỉ thiết kế chương trình giảng dạy để đáp ứng các thư viện truyền thống mà còn còn đáp ứng nhu cầu cán bộ thông tin cho các cơ quan giáo dục, thương mại bằng việc chú trọng đào tạo các cán bộ tư vấn thông tin, chuyên gia thông tin. Chương trình thông tin thư viện không chỉ giới hạn cho cán bộ thư viện mà còn nhằm vào việc đào tạo cán bộ lưu trữ, quản lý tư liệu, quản lý hồ sơ, biên tập Web, cũng như các cán bộ bảo quản di sản và xuất bản.

Đặc biệt, các cơ sở đào tạo cán bộ thông tin thư viện đã và đang thay đổi cách tiếp cận trong việc thiết kế chương trình, chuyển từ cách tiếp cận theo mục tiêu sang cách tiếp cận phát triển. Theo cách tiếp cận này chương trình giáo dục được xem là quá trình và giáo dục là sự phát triển. Giáo dục là sự phát triển với nghĩa phát triển con người, tiềm năng, kinh nghiệm để có thể làm chủ được bản thân, đương đầu với thử thách một cách sáng tạo, chủ động, tạo khả năng thích nghi với nghề nghiệp luôn thay đổi và với thế giới luôn biến động. Giáo dục là một quá trình tiếp diễn liên tục suốt đời. Cách tiếp cận này chú trọng đến sự phát triển khả năng hiểu biết, tiếp thu ở người học hơn là truyền thụ nội dung kiến thức đã được xác định từ trước. Các kỹ năng sống, kỹ năng có thể chuyển đổi, kỹ năng tư duy (suy nghĩ có phê phán), kỹ năng giao tiếp hiệu quả, làm việc nhóm, giải quyết vấn đề, kỹ năng khai thác và xử lý thông tin được các cơ sở đào tạo chú trọng đưa vào giảng dạy .

Vai trò của chúng ta ngày nay là đào tạo những người cán bộ thư viện thông tin mà họ có được những cách nghĩ chuyên nghiệp, các kỹ năng kỹ thuật phù hợp, phấn khởi với công việc của họ, sẵn sàng giành thời gian, tiền của để nâng cao năng lực, trình độ chuyên môn. Một trong các thách thức lớn nhất đối với chúng ta là đảm bảo rằng nội dung các môn học về thư viện thông tin được đánh giá, xem xét lại và cập nhật thường xuyên để theo kịp những thay đổi nhanh của thế giới. Những ảnh hưởng của cuộc cách mạng thông tin và truyền thông cũng như những thay đổi mang tính văn hóa xã hội đã có những tác động to lớn đến nghề thông tin thư viện.

2. Tiếp thị và quảng bá cho thư viện

Việc tiếp thị các dịch vụ, vai trò và chức năng của các thư viện đã trở nên vô cùng quan trọng trong môi trường công nghệ hiện nay. Trừ phi chúng ta làm cho những người cấp kinh phí, người dùng và những người có liên quan khác hiểu được thư viện là gì và thư viện có thể làm gì để cải thiện cuộc sống và công việc của họ, bằng không chúng ta sẽ bị coi là không còn phù hợp, bởi ngày càng nhiều thông tin sẵn có trên Internet và trực tuyến. Con người đang bị tấn công bởi thông tin từ các loại phương tiện truyền thông, nếu thư viện không cho mọi người biết cái mà thư viện có thể làm cho họ thì người ta sẽ không có nhu cầu sử dụng thư viện nữa.

Quảng bá cho thư viện đã trở thành quan trọng đến mức nhiều hiệp hội và tổ chức thư viện bắt đầu triển khai các chương trình đào tạo về quảng bá cho thư viện và bộ tài liệu để giúp cán bộ thư viện làm quen với quá trình này. Quảng bá thư viện là một nỗ lực đã được hoạch định và duy trì nhằm nâng cao nhận thức về thư viện thông qua việc sử dụng nhiều loại công cụ tiếp thị và quan hệ công chúng. Quảng bá thư viện giúp cho các nhà quản lý đại học, viên chức chính phủ, nhà hoạch định chính sách, đối tác tiềm năng, người cấp kinh phí và các bên liên quan hiểu rằng, công việc của họ có thể được hỗ trợ rất nhiều nhờ những gì thư viện phải cung cấp và có thể làm cho họ. Tất cả chúng ta đều phải phát triển các kỹ năng cần thiết để quảng bá cho thư viện, nếu không các bên liên quan đến thư viện sẽ không coi chúng ta là phù hợp nữa.

Quảng bá và tiếp thị thư viện là vô cùng quan trọng trong kỷ nguyên của sự phát triển nhanh chóng công nghệ và truy cập trực tuyến tới thông tin, bởi lẽ, nhiều nhà quản lý đại học, viên chức chính phủ và người dùng đang cho rằng, họ có thể tìm thông tin họ cần trên mạng Internet và họ không còn cần đến thư viện và cán bộ thư viện nữa. Chúng ta phải làm cho họ hiểu tại sao điều đó không đúng bằng việc học cách thông tin cho họ, chỉ cho họ thấy và giúp họ hiểu về những gì thư viện có thể làm cho họ và các cộng sự của họ.

Một khảo sát cho thấy mô hình Marketing hỗn hợp đang chiếm ưu thế trong chiến lược phát triển thư viện của các nước Đông Nam Á đó là marketing sản phẩm, giá cả, phân phối và xúc tiến hỗn hợp.

Trong hoạt động thông tin thư viện, một khái niệm được nhiều nhà thư viện học trích dẫn là của Eileen Elliot de Saez: “sản phẩm và dịch vụ là những gì mà dịch vụ thông tin hoặc thư viện đang cung cấp hoặc có thể cung cấp để đem lại lợi ích cho người dùng tin hiện thời và người dùng tin tiềm năng”. Hay nói một cách khác sản phẩm là những gì được cung cấp cho thị trường nhằm thỏa mãn nhu cầu nảy sinh trong hoạt động thư viện và thông tin .Như vậy, sản phẩm ở đây có thể là “hàng hóa, dịch vụ, ý tưởng, nơi chốn, hoặc thậm chí là con người”.

Cụ thể hơn, có thể hiểu sản phẩm của thư viện bao gồm tất cả các tài liệu trong thư viện hoặc tài liệu có sẵn từ các thư viện khác thông qua mượn liên thư viện hoặc các nguồn mua điện tử. Sản phẩm thư viện cũng có thể là chính các sản phẩm mà thư viện tạo ra, nhằm giúp cho người dùng tìm kiếm và khai thác thông tin. Ví dụ các sản phẩm như: hệ thống mục lục, thư mục, tạp chí tóm tắt, danh mục, tổng luận, cơ sở dữ liệu, bản tin điện tử… Bên cạnh đó, nó cũng bao gồm tất cả các dịch vụ thư viện, ví dụ dịch vụ cung cấp tài liệu, dịch vụ phổ biến thông tin hiện tại, dịch vụ trao đổi thông tin, dịch vụ tư vấn…

Chất lượng của sản phẩm đóng vai trò quan trọng trong chiến lược cạnh tranh giữa các sản phẩm của các đơn vị khác nhau. Theo Levinson thì “thậm chí việc tiếp thị tốt nhất trên thế giới cũng sẽ không thúc đẩy khách hàng mua một sản phẩm hoặc dịch vụ nghèo nàn hơn cái khác”. Vì vậy, các thư viện cần phải chú trọng nhiều tới chất lượng các sản phẩm của mình nhằm thu hút ngày càng nhiều người dùng sử dụng các sản phẩm của mình.

“Sản phẩm” gắn với “Giá trị đối với người dùng” có nghĩa là sản phẩm thư viện khi đưa ra thị trường phải đem lại giá trị thiết thực cho người dùng, giúp cho người dùng giải quyết nhu cầu thực sự của mình chứ không phải chỉ là giải pháp đối phó của các thư viện. Nếu một sản phẩm thư viện có chất lượng tốt nhưng lại không đáp ứng đúng nhu cầu của người dùng thì cũng trở nên vô nghĩa. Để khắc phục vấn đề này, các thư viện cần phải nghiên cứu thật kỹ các nhu cầu của người dùng cũng như các giá trị đích thực nào đối với họ. Chỉ khi sản phẩm đem lại giá trị thiết thực đối với người dùng thì họ mới sử dụng chúng.

Giá cả là “tập hợp chi phí cho việc sản xuất và tiêu thụ sản phẩm, là thước đo hao phí lao động xã hội kết tinh trong hàng hóa”. Giá cả có thể được gọi bằng nhiều tên khác nhau như “giá” cho các sản phẩm hữu hình, “học phí” cho giáo dục, “lệ phí” cho các dịch vụ chuyên môn, “tiền vé” cho dịch vụ vận tải,... Nói cách khác, “giá là một lượng tiền trả cho một sản phẩm hoặc dịch vụ”.

“Chi phí của người dùng” đi kèm với “giá cả” mang ý nghĩa: giá của sản phẩm cần được nhìn nhận như là chi phí mà người mua sẽ phải bỏ ra. Hay “giá cả là chi phí của người dùng cho việc có được hàng hóa”.Chi phí này không chỉ bao gồm chi phí mua sản phẩm mà còn cả chi phí sử dụng, vận hành, và cả hủy bỏ sản phẩm.Chi phí này phải tương xứng với lợi ích mà sản phẩm đem lại cho người mua.Như vậy, giá cả ở đây không chỉ bao gồm lượng tiền phải trả, mà còn phải tính đến các chi phí khác mà người dùng bỏ ra để có được sản phẩm.

Việc định giá cho các sản phẩm thư viện luôn là một vấn đề khó. Một vấn đề gây nhiều tranh cãi là có nên miễn phí các sản phẩm và dịch vụ thư viện? Cần cân nhắc việc các thư viện cho rằng: dịch vụ thư viện là vô giá, trong khi sau đó lại định giá nó thấp. Nếu có một số sản phẩm thư viện không phải là miễn phí thì phải cân nhắc giá cho sản phẩm thư viện như thế nào cho phù hợp với các nhóm người dùng tin khác nhau. Điều này dẫn đến việc các nhà thư viện cần phải quan tâm đến việc áp dụng chiến lược phân biệt giá cả.

Cùng với ý nghĩa về mặt tiền bạc thì giá cả còn ám chỉ các yếu tố khác. “Marketing là một quá trình trao đổi” và việc người dùng tin phải trả giá để có được sản phẩm “ có thể bao gồm cả thời gian, công sức và những cơ hội hay hoạt động bị bỏ qua”. Các nhà thư viện phải tính đến việc người dùng tin sẽ mất thời gian và công sức như thế nào để tiếp cận được các nguồn tài liệu trong thư viện. Việc họ bỏ thời gian, công sức để tìm kiếm tài liệu trong thư viện đã được đền đáp xứng đáng hay chưa? Việc sử dụng các máy quay để kiểm soát hoạt động trong thư viện ngày càng phổ biến. Theo Eileen Elliot thì việc cài đặt các máy quay tại các thư viện cũng chính là “phí tổn cho việc trả giá về giới hạn tự do của cá nhân” của người dùng. Bản thân người dùng cũng không thấy thoải mái khi bị kiểm soát trong khi sử dụng các dịch vụ tại thư viện.

Phân phối “rất phù hợp với các thư viện và dịch vụ thông tin, vì nó ám chỉ địa điểm và cách thức đưa một dịch vụ tới cho người dùng và khách hàng”.Nói cụ thể hơn, “phân phối không chỉ là vị trí vật lý của thư viện trung tâm và các chi nhánh của nó.Phân phối cũng là cách bạn phân phối dịch vụ của bạn – cách thức khách hàng truy cập thông tin và tài liệu của thư viện, được sự hỗ trợ và giải quyết các vấn đề”.Như vậy, phân phối là các phương thức, thể thức phân phối, phổ biến các loại hình sản phẩm tới khách hàng.

Cặp “Phân phối” - “Thuận tiện” đòi hỏi các thư viện có cách thức phân phối tạo ra sự thuận tiện cho người dùng. Nghĩa là “các nhà thư viện phải cố gắng tạo ra các sản phẩm hoặc dịch vụ của họ sẵn có cho thị trường mục tiêu với sự thuận tiện cao nhất có thể”. Các thư viện cũng cần phải lưu ý là “phân phối thông tin theo cách mà khách hàng của bạn mong muốn” chứ không phải phân phối theo cách mà các thư viện muốn.

Trong hoạt động thông tin thư viện, các yếu tố về phân phối có thể kể đến như: giờ mở cửa, dịch vụ di động, địa điểm, diện mạo và bầu không khí. Giờ mở cửa thể hiện khả năng truy cập của người dùng tới các sản phẩm của thư viện, nó trả lời cho câu hỏi “Khi nào” và “Ở đâu”. Với sự phát triển của công nghệ thông tin, các thư viện phải tính đến việc phục vụ người dùng không giới hạn về thời gian và khả năng truy cập tới các nguồn của thư viện qua internet. Các dịch vụ di động của thư viện sẽ mang lại sự thuận tiện hơn cho người dùng tin khó có khả năng tiếp cận được với thư viện. Việc bố trí các địa điểm phục vụ của thư viện hợp lý, tạo điều kiện thuận lợi cho người dùng dễ tiếp cận thư viện cũng là một yếu tố quan trọng trong phân phối. Thêm nữa, các thư viện cũng cần phải nhận ra rằng: dáng vẻ bên ngoài của thư viện cũng ảnh hưởng phần nào tới việc người dùng có sử dụng thư viện. Các yếu tố vật lý, bầu không khí trong thư viện cũng cần được lưu ý để thỏa mãn được nhu cầu của người dùng.

Tóm lại, trong hoạt động thông tin - thư viện, phân phối đóng một vai trò quan trọng trong việc đáp ứng các nhu cầu của người dùng tin. Theo Judith A Siess thì “thậm chí nếu bạn có sản phẩm đúng, nó cũng sẽ không thành công nếu nó không được đưa tới cho người cần nó”.

Dù cho sản phẩm của thư viện có chất lượng tốt đến đâu mà người dùng không biết đến hoặc biết một cách không đầy đủ thì mọi nỗ lực của cán bộ thư viện để đáp ứng các nhu cầu của người dùng đạt hiệu quả rất thấp. “Dịch vụ và sản phẩm của bạn không trở nên khác biệt tới khi khách hàng của bạn hiểu được sự khác biệt” . Chính vì vậy các thư viện phải cần đến biến số thứ 4 là xúc tiến hỗn hợp.

Xúc tiến hỗn hợp bao gồm “tất cả các phương pháp được sử dụng để với tới thị trường mục tiêu”. Các thư viện sử dụng biến số này để tác động vào nhóm người dùng tin mục tiêu nhằm đạt được mục đích của mình. Thông qua các công cụ khác nhau của xúc tiến hỗn hợp, thư viện giúp người dùng biết đến sản phẩm mình cần, các lợi ích nhờ việc khai thác, sử dụng sản phẩm đó, cũng như cách thức có thể khai thác, sử dụng được sản phẩm. Như vậy, xúc tiến hỗn hợp trong thư viện là tất cả các hoạt động nhằm đảm bảo rằng người dùng nhận biết về các sản phẩm của thư viện, có ấn tượng tốt và dẫn tới việc thực sự sử dụng các sản phẩm này.

“Xúc tiến hỗn hợp” gắn với “Giao tiếp người dùng” ở đây có nghĩa là “một quá trình hai chiều”. Nó yêu cầu công tác truyền thông phải là sự tương tác, giao tiếp hai chiều giữa thư viện và người dùng. Thư viện phải lắng nghe nhu cầu, nguyện vọng của người dùng và truyền đạt cho người dùng biết được thư viện sẽ đáp ứng những nhu cầu, nguyện vọng đó như thế nào. “Một chiến lược truyền thông hiệu quả phải là kết quả của sự giao tiếp, tương tác giữa sản phẩm, thương hiệu với khách hàng để đạt được sự thông hiểu và cảm nhận sâu sắc từ khách hàng đối với sản phẩm, thương hiệu.”

Một số dạng chủ yếu thường được các cơ quan thông tin thư viện sử dụng trong chiến lược truyền thông marketing là quảng cáo, quan hệ công chúng, marketing truyền miệng. Trong mỗi loại trên lại bao gồm một tập hợp các công cụ chuyên biệt để thực hiện truyền thông marketing thích hợp cho những đối tượng khách hàng cụ thể với những hàng sản phẩm cụ thể.

Tóm lại, Marketing hỗn hợp gồm bốn biến số chính là sản phẩm, phân phối, chi phí, xúc tiến hỗn hợp. Trong hoạt động thư viện, các biến số này cần được nhìn dưới quan điểm hướng tới người dùng thành các cặp: Sản phẩm – Giá trị đối với người dùng, Giá cả - Chi phí của người dùng, Phân phối – Sự tiện lợi cho người dùng, Xúc tiến hỗn hợp – Giao tiếp với người dùng. Việc kết hợp các yếu tố trên một cách hài hòa trong một chiến lược marketing hỗn hợp sẽ giúp cho các thư viện giải quyết được nhiệm vụ của mình một cách hiệu quả hơn.

3. Truyền đạt kiến thức

Việc truyền đạt kiến thức và xuất bản đang trải qua những thay đổi lớn khi chúng ta chuyển từ khổ mẫu in ấn sang điện tử để phổ biến và lưu trữ thông tin và kết quả nghiên cứu. Thư viện và cán bộ thư viện phải đóng vai trò quan trọng trong việc làm cho người dùng hiểu được việc truyền đạt kiến thức là gì và vai trò mà thư viện có thể đóng góp trong việc hỗ trợ các giảng viên, sinh viên, nhà nghiên cứu trong quá trình làm nghiên cứu, giao thiệp với các đồng nghiệp để triển khai việc nghiên cứu và phổ biến kết quả nghiên cứu.

Các kho tài liệu nhà trường đang được các thư viện đại học triển khai nhằm cung cấp truy cập tới các ấn phẩm của giảng viên và cán bộ nhà trường. Các trường đại học đang chấp nhận và đáp ứng yêu cầu truy cập mở, cho phép nhà trường cung cấp miễn phí trực tuyến các bài báo khoa học của giảng viên và sinh viên.

Lĩnh vực xuất bản đang thay đổi khi ngày càng nhiều thông tin sẵn có chỉ còn dưới dạng điện tử* . Và mặc dù các nhà quản lý đại học, viên chức chính phủ thường vẫn cho rằng, mọi thứ đều có sẵn trên mạng nên chúng ta sẽ chẳng cần đến thư viện và cán bộ thư viện nữa, điều hoang tưởng này là cái chúng ta phải làm hết sức mình để xóa đi. Thư viện và cán bộ thư viện thậm chí còn quan trọng hơn trong môi trường trực tuyến để có thể làm trung gian với nhà xuất bản và hỗ trợ người dùng trong việc đánh giá những lựa chọn khi truy cập thông tin.

4. Công nghệ

Công nghệ là một trong những động lực lớn nhất làm thay đổi công việc của thư viện và sẽ còn tiếp tục như vậy. Chúng ta luôn luôn phải nắm vững cái gì đang diễn ra với công nghệ và những công nghệ nào người dùng đang sử dụng và cách thức họ sử dụng chúng. Chúng ta phải học và sử dụng thành thạo các công cụ của Web 2.0 như blog, wikis, đánh dấu xã hội và luôn tìm kiếm các phương thức mới và sáng tạo nhằm sử dụng công nghệ để tiếp cận bạn đọc và cung cấp thông tin cho họ.

Mục lục thư viện như đã được xây dựng hiện nay của một số quốc gia không còn phù hợp với bạn đọc nữa. Bạn đọc giờ đây muốn thêm từ khóa và từ ngữ của riêng họ vào các biểu ghi thư mục, nhờ vậy họ có thể xác định tài liệu bằng các từ ngữ họ quen dùng hơn là những từ vựng được quy định mà thư viện đã dùng trong suốt thế kỷ qua. Bằng cách nào chúng ta có thể xây dựng một hệ thống phát huy tác dụng của cả từ vựng được quy định lẫn thẻ từ tự do? Các thư viện đại học đang thảo luận với tác giả các luận án, luận văn về cách chúng ta có thể đưa những từ khoá mà họ cho là quan trọng vào luận án và luận văn của họ. Người dùng muốn sử dụng các hệ thống đánh dấu phổ biến như “Delicious” để tổ chức các tài liệu mà họ tìm được trong mục lục thư viện. Chúng ta phải thiết kế các hệ thống tương hợp với các loại hệ thống như vậy.

Hiện nay, chúng ta phải nghiên cứu kỹ cách cung cấp thông tin cho người dùng thông qua các thiết bị di động. Các nghiên cứu cho thấy, sinh viên đại học hiện nay không còn sử dụng nhiều email để liên lạc như thông qua nhắn tin và mạng xã hội. Các thư viện sẽ sử dụng điện thoại di động và các thiết bị di động khác để cung cấp thông tin và dịch vụ như thế nào? Cán bộ thư viện thường tốt nghiệp các ngành thuộc lĩnh vực khoa học xã hội nhân văn và văn học, họ thường cảm thấy lúng túng khi sử dụng công nghệ. Họ thường muốn chuyển mọi vấn đề liên quan đến công nghệ cho các cán bộ công nghệ thông tin. Điều này tuy vậy sẽ không thể chấp nhận trong tương lai, bởi người dùng kỳ vọng rằng, cán bộ thư viện sẽ quen và biết sử dụng công nghệ để giúp họ trong nghiên cứu và học tập.

5. Tiêu chuẩn

Tiêu chuẩn là cái vô cùng quan trọng để các thư viện trên toàn cầu phối hợp với nhau và sử dụng các hệ thống chung trong sự hợp tác đó. Các tiêu chuẩn đã được cộng đồng thư viện và thông tin chấp nhận và sử dụng chính là con đường đi tới toàn cầu hóa bởi chúng hỗ trợ việc trao đổi dữ liệu của thư viện, khuyến khích hoạt động tương hỗ của các hệ thống thư viện và trợ giúp cho sự vận hành của các mạng thư viện quốc gia và quốc tế. Hiện nay, do hoạt động thư viện phát triển và biến đổi nhanh đến mức chúng ta thường nhận thấy, các tiêu chuẩn không sẵn có để hỗ trợ chúng ta. Bởi vậy, các nhóm thư viện và tổ chức thư viện sẽ cùng nhau tạo ra “cách làm việc tốt nhất” .

“Cách làm việc tốt nhất” có thể được xem như là bước khởi đầu trong việc xây dựng một tiêu chuẩn nhờ tạo ra sự nhất trí về đường hướng tiến hành một hoạt động hoặc một công việc. Khi áp dụng “cách làm việc tốt nhất” này các thư viện sẽ làm chúng hoàn chỉnh hơn để trở thành tiêu chuẩn. Vào lúc này, chưa có các tiêu chuẩn cho thư viện số nhưng “cách làm việc tốt nhất” đang được triển khai để bắt đầu quá trình xây dựng tiêu chuẩn.

Nhiều tiêu chuẩn đã được chính thức hóa ở cấp quốc gia thông qua Tổ chức tiêu chuẩn thông tin quốc gia của nước đó, sau đó, những tiêu chuẩn này được nâng lên cấp quốc tế thông qua Tổ chức Tiêu chuẩn hóa Quốc tế. Trong những trường hợp khác, chúng được cộng đồng thư viện chấp nhận rồi được thư viện quốc gia hoặc hội thư viện của một nước ấn định là tiêu chuẩn. Trong mọi trường hợp, chúng cho phép các thư viện hợp tác với nhau và thống nhất về các chức năng và công việc, nhờ vậy chúng ta có thể làm việc cùng nhau.

6. Bảo tồn di sản văn hóa

Đã từ lâu các thư viện công nhận rằng, họ phải bảo quản tài liệu trong các bộ sưu tập, nhưng không phải lúc nào họ cũng nhận ra giá trị di sản văn hóa của những bộ sưu tập này đối với di sản quốc gia. Ngày nay, các thư viện đang tham gia nhiều hơn vào mọi loại hình bảo quản bởi người ta nhận ra rằng, thư viện có chuyên môn và kiến thức mà trước đây chưa được biết đến và thừa nhận. Thư viện phải làm việc với các loại tổ chức văn hóa để mở rộng hơn “cách làm việc tốt nhất” trong việc bảo quản tất cả các dạng tài liệu văn hóa, không chỉ tài liệu dưới dạng in ấn và điện tử. Trước hết, thư viện phải tạo ra cách bảo quản tốt cho các tài liệu và bộ sưu tập của chính mình, sau đó chia sẻ nó với cộng đồng văn hóa. Điều kiện khí hậu của vùng Đông Nam Á khiến cho việc bảo quản trở thành một nội dung quan trọng của dịch vụ thư viện, và thậm chí còn quan trọng hơn thế bởi bản chất của di sản văn hóa nằm trong các bộ sưu tập.

Mối quan tâm về bảo tồn các di sản văn hóa thành văn đã đưa thư viện, cơ quan lưu trữ và viện bảo tàng lại gần nhau hơn. Gần đây, giữa các cơ quan văn hóa đã có nhiều tác động qua lại và trao đổi. Thêm vào đó, các khoa thư viện và thông tin học cũng đang đóng góp vào sự phát triển này qua việc tích hợp các khóa học và mở rộng chương trình giảng dạy gồm cả phần bảo quản tài liệu trong các thư viện, cơ quan lưu trữ và viện bảo tàng.

7. Đánh giá các dịch vụ thư viện 

Việc đánh giá các dịch vụ thư viện là một lĩnh vực quan trọng của sự phát triển ở mọi loại hình thư viện, đặc biệt ở thư viện đại học. Thư viện đại học được đề nghị chỉ ra cách mà họ đóng góp vào kết quả học tập của sinh viên như một phần của việc đánh giá chất lượng đào tạo.Thư viện công cộng cũng phải xây dựng các chỉ số đánh giá hoạt động để có thể nâng cao chất lượng, hiệu quả và tính hữu hiệu của dịch vụ. Không có sự nhìn nhận và đánh giá thư viện sẽ khó bảo vệ được vai trò và tầm quan trọng của mình trong việc cung cấp thông tin cho người dùng.

Thư viện còn liên quan đến kết quả học tập của sinh viên qua việc xây dựng các chương trình đào tạo kiến thức thông tin nhằm tạo cho sinh viên khả năng hiểu biết về cách thức tiến hành nghiên cứu, cách tìm tin hỗ trợ cho nghiên cứu, cách đánh giá thông tin dùng cho nghiên cứu, và cuối cùng là cách viết bài báo về công trình nghiên cứu. Nhiều trường đại học đã đưa các kỹ năng về kiến thức thông tin vào phần các yêu cầu đào tạo bắt buộc và thư viện chính là nơi có trách nhiệm đào tạo và đánh giá những kỹ năng này.

Tóm lại, đào tạo là công cụ phát triển tốt nhất và điều này hiển nhiên đúng cho các thư viện. Chúng ta phải đào tạo cán bộ thư viện để cung cấp các dịch vụ tốt nhất. Chúng ta phải làm cho nhà quản lý đại học, viên chức chính phủ và những người liên quan hiểu về các dịch vụ thư viện và tầm quan trọng của việc cấp kinh phí cho các dịch vụ đó. Chúng ta phải phổ biến cho người dùng về các dịch vụ thư viện và giúp họ hiểu rằng, thông tin sẵn có trong thư viện có thể tăng giá trị cho cuộc sống của họ như thế nào.