Các loại vật liệu dùng để bảo quản sách và đồ tạo tác trên giấy phải đáp ứng được những yêu cầu về bảo quản. Việc sử dụng vật liệu kém chất lượng có thể gây ra những hư hại rất khó khắc phục. Axit có trong những miếng bìa cứng dùng để làm bìa kẹp giấy kém chất lượng có thể lây lan sang các tài liệu chứa trong đó, làm tài liệu dễ bạc màu và nhanh hỏng. Đối với phong bì và cặp đựng hồ sơ cũng vậy. Các loại hộp cất giữ tài liệu được làm từ vật liệu có chất lượng kém có thể bị hư hỏng đến mức rách dời ra từng miếng, đe dọa tới sự an toàn của hiện vật cần được bảo vệ. Những tờ giấy dùng để bồi sách có chất lượng kém có thể làm bạc màu những chỗ mà nó tiếp xúc, đẩy nhanh quá trình hư hỏng của tài liệu. Quá trình bạc màu mà nguyên nhân là từ những miếng bọc có axit thường được nhắc đến dưới thuật ngữ “mat burn” (cháy tấm bọc), làm biến dạng các tác phẩm nghệ thuật và khiến những chỗ bị bạc màu bị hư hỏng nhanh hơn. Hư hỏng tương tự cũng xảy ra khi đồ đạc được đặt vào khung làm bằng những vật liệu kém chất lượng như những miếng bồi bằng gỗ hay (corrugated ground wood) gỗ ép ở dạng múi,  (slat burns or striations form in the work of art) những thanh gỗ mỏng hoặc ở dạng xẻ dọc trong các tác phẩm nghệ thuật.¹ Hơn nữa, khi miếng bọc bị axit hoá, chúng sẽ trở nên giòn. Trước khi bị  hỏng hẳn, những miếng bọc đó có thể không chịu được sức nặng của chính nó, nên bị vỡ ra và làm cho các tác phẩm nghệ thuật bị rách hay nhăn nhúm.

Sự ổn định hoá học

Chất axit trong giấy là nguyên nhân gây ra nhiều dạng hư hỏng đối với sách và đồ tạo tác trên giấy. Dạng hư hỏng đáng chú ý nhất là sự bạc màu và giòn. Do axit có thể lan từ các bao gói lưu trữ sang tài liệu tiếp xúc trực tiếp với nó nên các bao gói phải được làm từ những vật liệu không có axit. Bên cạnh đó, vật liệu dùng để lưu trữ cần phải ổn định về mặt hoá học để khi sử dụng lâu ngày chúng không tạo thành axit để có thể lan sang các tài liệu chứa bên trong. Lignin, gỗ ép và (alum-rosin sizing) hồ bằng nhựa côlôfan có phènlà những thành phần thường thấy của giấy có thể tạo thành axit.² Bởi vậy, tất cả các vật liệu dùng trong lưu trữ không được chứa những chất này. Bìa làm hộp không được có lignin và phải được tinh chế về mặt hoá học. Bìa dùng để bao gói các tác phẩm nghệ thuật trên giấy phải là bìa vải 100% cotton hoặc bìa bo khung đã được tinh chế về mặt hoá học và không có lignin. Tất cả các loại giấy dùng để bồi sách, để làm bìa kẹp giấy hay phong bì đều phải đáp ứng những qui cách phẩm chất này. Keo dính và băng dính dùng để làm tấm bọc, cặp giấy và hộp phải có tính ổn định hoá học, không bị biến màu và không có các thành phần hoá học gây hư hỏng tài liệu.

Việc nhận biết các thành phần trong vật liệu làm bao gói rất quan trọng. Ví dụ, bìa vải 100% cotton bản thân đã có thể có tính axit hoặc sẽ có tính axit nếu được làm bằng chất hồ không tốt.³ Để kiểm tra xem có các chất gây hư hại như gỗ bào hay chất phèn không, chúng ta có thể sử dụng thuốc nhuộm để thử. Các chất thử thường có sẵn trong dụng cụ kiểm tra của các nhà cung cấp vật liệu dùng trong lưu trữ, mặc dù những dụng cụ này ngày càng trở nên khó mua. Các nhà cung cấp các chất hoá học đã có sẵn chất thử riêng cho từng chất gây phản ứng hoá học. Các chuyên gia về bảo quản sẽ được tư vấn xem nên sử dụng chất nào. Những thông tin đó có trong cuốn Analysis of paper, tái bản lần 2 do hãng Marcel Delcher B.L Browning, NewYork và Basel sửa chữa và bổ sung năm 1977.

Chất phụ gia kiềm 

Để ngăn chặn sự tạo thành axit, các loại vật liệu làm từ giấy phải có thêm một chất phụ gia như canxi cacbonat, được đưa vào trong quá trình sản xuất. Mục đích của chất phụ gia là để trung hoà axit khi axit được tạo thành trên vật liệu lưu trữ. Các nhà cung cấp vật liệu lưu trữ nên cung cấp những thông tin về thành phần cũng như số lượng phụ gia đã sử dụng. Nhiều loại giấy và bìa để bo khung dùng trong bảo quản có chứa 3% canxi cacbonat. Các vật liệu đã được cho thêm phụ gia thích hợp cho việc lưu trữ hầu hết các loại sách và đồ tạo tác trên giấy. Các trường hợp ngoại lệ thông thường bao gồm các tác phẩm nghệ thuật có dùng thuốc nhuộm hay các chất màu nhạy cảm với độ kiềm cao, tranh cắt dán có thành phần gỗ và lụa, cyanotypes, bản tranh mô phỏng và một số loại ảnh.⁴

(Molecular Traps) Bẫy phân tử

Một số loại vật liệu dùng cho lưu trữ mới được phát triển gần đây, dựa trên sự kết hợp giữa một hay nhiều loại phụ gia kiềm với (Molecular Traps), hoặc là cacbon hoạt hoá hoặc là Zeolit, có xu hướng bảo vệ tốt hơn những loại vật liệu chỉ chứa một loại phụ gia kiềm. Những vật liệu này có tác dụng bảo vệ vật khỏi các chất gây ô nhiễm môi trường và các sản phẩm phụ trong quá trình phân hủy mà không phản ứng với phụ gia kiềm có trong vật liệu lưu trữ. Nghiên cứu chỉ ra rằng khí thải ô nhiễm chứa axit trong môi trường không bị trung hoà bởi phụ gia kiềm có trong vật liệu lưu trữ, và rằng các chất khí thải đó thấm qua vật liệu lưu trữ  mà vẫn giữ nguyên tính chất. Người ta cũng cho rằng những chất khí bẩn khác cũng thấm qua vật liệu lưu trữ có phụ gia mà không thay đổi tính chất. Những (Molecular Traps) sẽ giữ lại và loại bỏ các phân tử độc hại mà phụ gia kiềm đã bỏ qua.⁵

Độ pH

Tính axit và tính kiềm của những vật liệu có nguồn gốc từ giấy, bao gồm cả các loại bìa làm hộp và làm tấm bọc được thể hiện ở độ pH, dựa trên bậc lôgarit từ 0 đến 14, trong đó 7 là điểm trung tính, dưới 7 là axit, trên 7 là kiềm. Mặc dù có nhiều ý kiến khác nhau về độ pH lý tưởng đối với việc bao gói tài liệu nhưng độ pH từ 7 đến 8,5 thông thường là mức tốt cho các loại sách và đồ tạo tác trên giấy. Tuy nhiên đối với những vật liệu ảnh cần có sự lựa chọn đặc biệt hơn bởi những loại ảnh khác nhau có những yêu cầu về độ pH khác nhau. Một người bảo quản tài liệu ảnh do vậy cần phải được tư vấn  thêm về điều này.

Hiện có một vài phương pháp đo độ pH. Cách đơn giản nhất là sử dụng bút máy hay bút chì kiểm tra pH, loại bút thử này cho biết độ pH trên bề mặt vật liệu được kiểm tra. Khi sử dụng loại bút thử này bạn nên kiểm tra cả phần lõi cũng như bề mặt của giấy, bìa bởi vì chỉ kiểm tra bề mặt có thể sẽ không chính xác. Loại bút thử này để lại một vết bẩn lem nhem trên đồ vật, vì vậy tuyệt đối không nên dùng để kiểm tra. Có thể sử dụng một cách kiểm tra khác, đặc trưng hơn là dùng giấy quỳ để đo độ pH. Máy đo pH cho số đo chính xác nhất. Khi chọn vật liệu lưu trữ, bạn không nên chỉ dựa vào các số đo độ pH. Số đo độ pH trên 7 không có nghĩa là vật liệu đó có chất lượng bảo quản tốt. Người ta cũng lưu ý rằng một số loại bìa bột gỗ mới sản xuất có thể có tính kiềm  nhưng sau một thời gian ngắn lại trở nên có tính axit.⁶ Tất cả các thành phần của vật liệu lưu trữ phải được xác định rõ và quy trình sản xuất những chất đó là nhân tố quyết định. Phải xem xét những thông tin này cùng với độ pH khi lựa chọn vật liệu để làm bao gói lưu trữ.

Độ bền

Sách và các tác phẩm nghệ thuật trên giấy chỉ nên được cất giữ trong bao gói có độ bền thích hợp. Bao gói lưu trữ phải đủ bền để bảo vệ tài liệu. Nếu bao gói không đủ chắc để đỡ đồ tạo tác, đồ vật sẽ bị méo mó, nhăn nhúm, rách, và ngay cả bao gói cũng bị hư hỏng, thậm chí vỡ vụn ra. Loại bao gói quá chắc cũng là một vấn đề cần được lưu ý. Nó làm tăng khối lượng và kích thước không cần thiết, dẫn đến khó khăn trong việc vận chuyển và lãng phí không gian cất trữ.

Các tiêu chuẩn ANSI

Thuật ngữ (permanent or permanent durable) lâu dài hay bền chắc lâu dài đôi khi được sử dụng để miêu tả những vật liệu bền chắc và ổn định về mặt hoá học. Các thuật ngữ này được sử dụng trong bản American National Standard for Permanence of Paper for Publications and Documents in Libraries and Archives, ANSI/NISO Z39.48-1992 do Viện tiêu chuẩn Quốc gia Mỹ phê chuẩn và được tổ chức tiêu chuẩn thông tin Quốc gia phát triển. Bản tiêu chuẩn này đã xác lập các tiêu chuẩn đối với loại giấy có thể sử dụng vài trăm năm trong các điều kiện lưu trữ và sử dụng thông thường. Nó có tác dụng như là bản hướng dẫn cho việc lựa chọn loại giấy dùng trong công tác xuất bản và loại giấy dùng làm vật liệu lưu trữ. Đối với các loại bao gói của tài liệu ảnh, có nhiều tiêu chuẩn khác nhau. Cuốn The American National Standard for Imaging Media–Photographic Processed Films, Plates and Papers–Filing Enclosures and Storage Containers, ANSI IT9.2-1998 nêu lên các qui cách phẩm chất đối với vật liệu làm bao gói. Cuốn American National Standard for Imaging Media Photographic Activity Test, ANSI IT9.16-1993 còn qui định thêm những tiêu chuẩn dành cho các loại bao gói dùng để cất giữ ảnh. Các loại bao gói này cần phải đáp ứng cả hai tiêu chuẩn trên.⁷

Nhựa tổng hợp

Nhựa tổng hợp khác nhau rất nhiều về độ ổn định hoá học nên khi sử dụng cần phải rất cẩn thận. Một số loại nhựa không có tính ổn định hoá học và tạo ra một số sản phẩm phụ trong quá trình phân hủy, khiến tài liệu bị hư hỏng nhanh hơn. Một số khác thì chứa chất làm dẻo dễ bay hơi, những chất dẻo này có thể làm cho vật tiếp xúc với chúng dính vào bề mặt (and media to bleed) các chất liệu bị chảy ra.⁸ Ba loại nhựa tổng hợp đáp ứng được tiêu chuẩn bảo quản là polypropylene, polyester và polyetylene.⁹

Polypropylene thường được sử dụng làm hộp và khay. Màng phim polyester được sử dụng làm vật liệu trung gian để bảo vệ bề mặt đồ vật, làm bìa kẹp giấy và để bọc những vật riêng lẻ. Chỉ nên sử dụng polyester không có chất làm dẻo, chất ngăn tia tử ngoại, thuốc nhuộm và lớp sơn phủ bề mặt. Màng phim polyester có tích tĩnh điện có thể hút những chất dính trên mặt giấy. Vì lý do này không nên sử dụng màng phim polyester cho những vật không bám chắc vào mặt giấy như phấn màu, phấn than củi, than chì graphit. Mực phun hay các hình trên ảnh có thể bị ảnh hưởng xấu bởi sự tĩnh điện. Bởi vậy, nên cẩn thận khi sử dụng phim polyester để bảo quản những vật có vấn đề tương tự. Đối với bìa kẹp giấy và bao bì, có thể dán phim polyester bằng một loại thiết bị có thể tạo ra hoặc là mối hàn siêu âm hoặc là mối hàn phát xạ nhiệt. Nếu thiết bị dùng để hàn không có sẵn, có thể dán polyester bằng băng dính hai mặt. Chỉ nên sử dụng loại băng dính có thể đáp ứng các tiêu chuẩn về bảo quản. Những lưu ý này sẽ góp phần giảm thiểu những vấn đề về các sản phẩm phụ gây hại tạo thành trong quá trình băng dính phân huỷ, những chuyển biến của chất keo dính có thể khiến vật bị dính chặt hơn vào đó.

Kết luận

Trên thị trường có một số nhà cung cấp bao gói lưu trữ có chất lượng bảo quản tốt. Bạn nên tham khảo catalog của các nhà cung cấp này để có thể so sánh chi phí và đánh giá các chủng loại sản phẩm của họ. Nếu bạn có thắc mắc gì về thành phần cấu tạo của sản phẩm, hãy liên lạc với các nhà cung cấp để biết thêm chi tiết, họ luôn sẵn sàng cung cấp cho bạn những thông tin này. Nếu bạn có yêu cầu hỗ trợ thêm, hãy liên lạc với Field Services Depatment tại trung tâm bảo quản tài liệu phía Bắc.