Nhiều khó khăn trong công tác số hóa tài liệu
Số hóa tài liệu thư viện là quá trình chuyển đổi tài liệu từ dạng truyền thống sang dạng điện tử và lưu trên máy tính nhằm bảo quản, chia sẻ và phục vụ trực tuyến. Hiện nay, 51/63 thư viện tỉnh, thành phố trên cả nước và phần lớn thư viện của các ngành, khối trường học, viện nghiên cứu đều có trang web lưu trữ thư viện số và xây dựng cơ sở vật chất phục vụ công tác số hóa tài liệu.
Lợi ích số hóa tài liệu rất lớn, nhất là bảo quản lâu dài được các tài liệu quý hiếm dễ hư hại theo thời gian; ngoài ra, số hóa còn có tác dụng chia sẻ tài liệu nhanh, gọn giữa các thư viện, phục vụ nhu cầu người đọc ở bất cứ đâu, bất cứ thời gian nào, miễn là có mạng internet.
Nhận thấy nhiều lợi ích của số hóa tài liệu, ngay từ khi internet chưa đến Việt Nam, một số thư viện lớn như Thư viện Quốc gia Việt Nam, Thư viện Khoa học Tổng hợp TP Hồ Chí Minh đã tiên phong thực hiện. Hiện nay, số hóa tài liệu đã trở thành một hoạt động nghiệp vụ thư viện phổ biến, nhưng quá trình thực hiện nhanh hay chậm tùy thuộc vào kinh phí và nhân lực mà các thư viện có được. Kinh phí cơ quan chủ quản cấp cho thư viện hiện nay chủ yếu phục vụ việc mua sách in mới, bảo quản, kiểm kê tài liệu đang lưu trữ. Thư viện Quân đội là một trong những thư viện có tốc độ số hóa tài liệu khá nhanh hiện nay, với 600-700 đầu sách số hóa/năm. Trung tá Mạc Thùy Dương, Phó giám đốc Thư viện Quân đội cho biết: “Thư viện Quân đội đã được Bộ Quốc phòng, Tổng cục Chính trị quan tâm đầu tư cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ công tác số hóa tài liệu như: Máy số hóa tài liệu tự động của Áo rất hiện đại, nâng cấp phần mềm quản lý tài liệu số... Đây là những điều kiện cần thiết để Thư viện Quân đội tiếp tục đẩy nhanh tốc độ số hóa, phục vụ một cách tốt hơn nhu cầu bạn đọc trong và ngoài quân đội”.
Nhân rộng những cách làm hiệu quả
Các thư viện xác định số hóa tài liệu là việc cần thiết, phải được duy trì thường xuyên nhưng cần phải lựa chọn tài liệu xưa cũ có nguy cơ hư hại cao, tài liệu quý, độc bản và tài liệu bạn đọc có nhu cầu cao để tiến hành số hóa trước tiên. Các tài liệu được ưu tiên số hóa là những tài liệu Hán Nôm, sách, báo, tạp chí trước năm 1954, riêng với Thư viện Quốc gia là các luận án tiến sĩ.
Việc số hóa tài liệu của các thư viện hiện nay đang diễn ra theo tình trạng “một mình mình biết, một mình mình hay”, ít khi chia sẻ tài liệu số hóa với nhau. Ông Nguyễn Xuân Dũng, Phó giám đốc Thư viện Quốc gia Việt Nam, nêu kinh nghiệm: “Ở nước ngoài, việc số hóa tài liệu được giao cho một đầu mối. Đầu mối này sẽ nhận kinh phí trực tiếp từ nhà nước, các cá nhân và tổ chức khác nhau; từ đó làm hoạt động điều phối giữa các thư viện, tránh chồng chéo bởi các thư viện thường có nguồn tài liệu lưu trữ giống nhau. Ngoài ra, quy vào một đầu mối sẽ quy chuẩn được các tiêu chí số hóa tài liệu (độ phân giải ảnh chụp tài liệu, cách làm biên mục...), để đến khi cần chia sẻ tài liệu với thư viện các nước bạn không mất thời gian xử lý lại”.
Với lượng sách xuất bản ngày càng nhiều sẽ để lại một lượng sách phải số hóa lớn trong tương lai; vì vậy, cần phải có quy định mới là khi các nhà xuất bản (NXB), cá nhân nộp sách và tài liệu lưu chiểu bên cạnh bản in cần có bản số hóa để không làm khó các thư viện về sau. Ngoài ra, một số giải pháp khác cũng cần được nhân rộng đó là thư viện liên kết với nhà xuất bản để sử dụng chung tài liệu số hóa như Thư viện tỉnh Bà Rịa-Vũng Tàu liên kết với NXB Tổng hợp TP Hồ Chí Minh và NXB Trẻ. NXB thường số hóa sách in để bán giá rẻ cho độc giả thích đọc trên các thiết bị số; thư viện sẽ dùng các tài liệu số hóa để cho bạn đọc sử dụng trực tuyến có tính phí thông qua hình thức làm thẻ thư viện. Các thư viện cũng có thể liên kết với các cá nhân sở hữu lượng sách lớn thường xuyên số hóa tài liệu để lưu trữ dài lâu.
Có thể nói, số hóa tài liệu là một việc tốn kém thời gian và tiền bạc, nhưng không thể không làm trong thời đại công nghệ số hiện nay. Muốn đẩy nhanh tốc độ số hóa, tiết kiệm các nguồn lực, điểm mấu chốt là các bên liên quan cần phải đề ra một chiến lược nhất quán, cần tập trung cao hoạt động số hóa theo hướng chuyên nghiệp bài bản, tránh tình trạng “cát cứ”, “mạnh ai nấy làm” như hiện nay.
Bài và ảnh: HÀM ĐAN
