Sách nên được giữ sạch. Việc này sẽ giúp kéo dài đáng kể tuổi thọ sử dụng của sách. Công việc vệ sinh sách nên được tiến hành đều đặn, mức độ thường xuyên phụ thuộc vào mức độ bám nhanh hay chậm của bụi bẩn trong khu vực chứa sách. Cần phải lưu ý rằng việc vệ sinh sách có thể làm hỏng những bìa sách mỏng không chịu được những thao tác cần thiết khi vệ sinh sách. Vì vậy cần phải cân nhắc xem lúc nào thì cần vệ sinh sách.

Việc tổ chức một kế hoạch và các quy trình vệ sinh sách cũng như giá sách rất khác nhau phụ thuộc vào một vài yếu tố. Những yếu tố này bao gồm: tình trạng của sách; mức độ và loại bụi cần phải lau (một lớp bụi mỏng so với các vết bẩn quá đậm), giá trị của sách (xem liệu cuốn sách chỉ có giá trị về thông tin mà nó chuyển tải hay nó còn có những giá trị lịch sử, nghệ thuật hoặc giá trị khảo cứu nào khác, quy mô của việc vệ sinh sách cần được tiến hành theo một kế hoạch đã định nhằm bảo quản toàn bộ sách trong thư viện hay chỉ là một kế hoạch hạn chế trong một khu vực kho, hoặc trong một bộ sưu tập cụ thể nào đó. Những yếu tố này và những nhân tố khác đã được Ann Swartzell đề cập chi tiết mục trong mục “Bảo quản”, RTSD Newsletter số 10 (ngày 7/11/1985). Dưới đây chỉ đề cập một cách tổng quát tới những quy trình vệ sinh sách cơ bản.

Để giảm lượng bụi và vết bẩn bám vào sách và giá sách, mặt sàn khu vực kho sách cần được giữ càng sạch càng tốt. Mặt sàn nên được hút bụi thường xuyên. Không nên quét sàn bởi vì bụi bẩn sẽ bị xới tung lên và phát tán. Rửa mặt sàn và lau thảm trải khi cần thiết. Cần hết sức lưu ý khi áp dụng các biện pháp này để bảo vệ những cuốn sách ở các tầng giá thấp không bị vấy các tác nhân bụi bẩn.

Lau giá sách bằng khăn lau từ tính, loại khăn có tác dụng hút và giữ bụi nhờ dòng điện từ, là sạch nhất. Loại khăn này được bán rộng rãi dưới các thương hiệu như: Dust Bunny, Dust Magnet, Preserve – It. Hai loại khăn lau khác có thể thay thế là khăn lau đã được xử lý hoá chất, ví dụ như One-wipe, hoặc sử dụng các sản phẩm hoá học, ví dụ như Endust, xịt lên khăn. Đừng bao giờ sử dụng khăn lau bằng lông bởi vì nó chỉ tiếp tục vương bụi mà thôi. Trường hợp bụi dầy, cần sử dụng máy hút bụi được thiết kế nhằm ngăn không cho bụi bay trở lại qua đường ống xả (exhaust), chẳng hạn loại máy có màng lọc HEPA (high efficiency particulate – hạt phóng xạ hiệu quả cao). Giá sách bị phủ bụi bẩn dày cần phải được rửa bằng chất tẩy nhẹ. Tuy nhiên, cần cân nhắc kỹ trước khi đưa nước vào khu vực kho sách để đề phòng nguy cơ tràn nước hoặc làm tăng độ ẩm ở một khu vực nào đó nếu rửa nhiều giá sách cùng một lúc. Giá phải được lau khô hoàn toàn trước khi xếp lại sách, nhất là khi giá được lau rửa bằng nước. Tốt hơn hết nên dùng các chất xịt khô nhanh mà không cần trộn nước.

Khi vệ sinh sách, nên cầm sách một cách chắc chắn và vệ sinh sách bằng một trong số loại khăn nói trên. Khăn lau từ tính tiện dụng hơn cả bởi nó không có chất hoá học hoặc các chất khác nên không lo các chất này bị vương lại trên sách sau khi lau. Trong trường hợp bụi phủ dầy, tốt hơn là nên sử dụng máy hút bụi. Nên dùng loại ống hút có chổi mềm. Ngoài ra cần đặt thêm một mảnh vải thưa hoặc tấm màn vào giữa phần cuối của ống xả và chổi lau mềm để các mảnh nhỏ, dễ bong của các bìa sách đang bị xuống cấp không bị cuốn vào máy hút. Vì lý do này, tốc độ chạy của máy hút cũng nên giảm xuống. Không sử dụng trực tiếp máy hút đối với sách có giá trị về khảo cổ hoặc khảo cứu. Thay vào đó, lấy một bàn chải sợi mềm quét chất bẩn vào miệng ống máy hút. Khi vệ sinh sách, quan trọng là phải giữ sách một cách chắc chắn để chất bẩn không trượt giữa hai trang sách. Sách nên được lau hoặc chải từ gáy sách xuống nhằm tránh phủi bụi xuống mép sách (endcap) cũng như xuống gáy của bìa sách. Đầu sách là vùng bẩn nhất nên phải được lau trước tiên sau đó mới lau hoặc hút bụi ở các vùng còn lại của quyển sách. Cần thay khăn lau bụi thường xuyên và không bao giờ nên dùng khăn lau giá sách để vệ sinh sách.

Trên thị trường có bán một số loại sản phẩm dùng để vệ sinh sách. Một vài sản phẩm đặc biệt dùng để lau những loại bìa sách cụ thể như bìa da, bìa vải hoặc bìa giấy. Những sản phẩm này đều có những mặt lợi và mặt hại khi sử dụng. Bởi vì khăn lau từ tính đủ đáp ứng hầu hết các công việc lau chùi nên hãy sử dụng loại khăn này và tránh sử dụng các sản phẩm vệ sinh sách khác. Tuy nhiên, những sản phẩm này không phải là không hữu ích trong trường hợp có những vấn đề đặc biệt xảy ra khi vệ sinh sách. Đối với sách có giá trị thì không nên sử dụng những sản phẩm này bởi vì các phần trong các công cụ lau có thể gây ra hậu quả lâu dài cho một số tài liệu. Nên tham khảo ý kiến của các chuyên gia có kinh nghiệm về vấn đề này.

Công việc lau chùi thường đạt hiệu quả nhất nếu làm theo nhóm hai người, sử dụng xe đẩy, khăn lau và máy hút bụi. Nhóm này nên lau cùng một giá sách từ trên xuống dưới; sách nên được dỡ theo thứ tự và được đặt trên xe đẩy, sử dụng cả ke sách để giữ sách. Sau đó mới nên bắt đầu lau giá sách. Không nên kẹp vào sách các vật có chất axít như: kẹp đánh dấu sách, giấy nháp và hoa ép bởi chất axít trong những đồ vật đó có thể thâm nhập vào giấy và làm hư hại giấy. Các kẹp giấy và các ghim giấy khác có hại cho giấy cũng nên loại bỏ để tránh gây ố hoặc vết hằn lên trang sách. Nên lau từng cuốn sách một và sau đó xếp đúng thứ tự trên giá sách.

Bởi vì việc vệ sinh sách có nhiều nguy cơ gây hư hại sách, bộ phận nhân viên phải được đào tạo các kỹ năng xử lý cẩn thận. Các nhân viên này cũng cần được giáo dục nhận thức về tầm  quan trọng của công việc vệ sinh sách. Vệ sinh sách là công việc đơn giản nhưng tốn nhiều thời gian, vì vậy mà công việc này vẫn thường xuyên bị bỏ qua hoặc trì hoãn. Thế nhưng, vệ sinh sách là cực kỳ quan trọng đối với việc kéo dài tuổi thọ sử dụng của các kho tài liệu. Bằng cách loại bỏ bụi và chất bẩn vốn làm ăn mòn giấy và bề mặt bìa, thu hút côn trùng cũng như tạo môi trường cho nấm mốc phát triển, các nhân viên vệ sinh sách đóng góp rất lớn vào việc bảo quản các kho tài liệu. Công việc tuy đơn giản này lại là một trong những công việc quan trọng nhất trong việc bảo quản các kho tài liệu.

Sherelyn Ogden – Trưởng Phòng Bảo quản